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Archivage à valeur probante: les mesures à mettre en place

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Dès l’instant où un document est numérisé se pose la question de sa recevabilité juridique donc de sa valeur probante. Quelles sont les mesures à mettre en place pour l’obtenir ?

(Source: Groupe T2i)
(Source: Groupe T2i)

L’archivage légal est aujourd’hui encadré par un cadre légal et normatif complet, qui concerne les mesures techniques et organisationnelles qu’il convient de mettre en œuvre pour que l’archivage d’un document numérique ait une valeur probante.

Ce cadre peut néanmoins être sujet à interprétation, souligne Thibault Le Bail, Consultant avant-vente du groupe T2i. Pour limiter le risque juridique, voire le réduire à néant, l’entreprise se doit d’adapter les mesures liées à son processus d’archivage électronique en fonction de la valeur de son ou de ses documents (factures, contrats, bulletins de paie, …).

La politique d’archivage, clé de voute de la valeur probante du document électronique

La mise en place d’un système d’archivage électronique doit être envisagée comme un véritable projet d’entreprise. Pour mettre en œuvre sa politique d’archivage, l’entreprise devra au préalable définir le périmètre de la dématérialisation et les règles de gestion, analyser les documents et structurer les archives, le tout en fonction de leur typologie, de leur niveau de confidentialité et de sécurisation, mais également des métadonnées qui y sont associées et de leur durée de conservation légale.

Une équipe transverse

Comme tout projet d’entreprise, une politique d’archivage est menée et pilotée par une équipe transverse : la direction générale qui approuve le projet, un responsable de la gestion des documents qui sera le maître d’œuvre du projet, la direction informatique, les directions opérationnelles et enfin, un auditeur en charge de veiller au respect des normes. En externe, l’entreprise aura tout intérêt à s’appuyer sur un partenaire spécialisé dans l’archivage électronique à valeur probante.

Les trois piliers du projet

Sécuriser un document et assurer sa valeur probante suppose de s’appuyer sur trois piliers essentiels : sa documentation, son intégrité et sa pérennité.

  • La documentation permet de définir précisément le périmètre du projet, la politique d’archivage, son organisation et les acteurs impliqués.

  • Afin de donner une valeur légale d’un document, il est nécessaire de garantir son intégrité, notamment en mettant en œuvre des technologies permettant de garantir l’infalsifiabilité du document et son authenticité.

  • La pérennité consiste à s’assurer que le document conserve sa valeur probante. Cela passe par la sécurisation des documents, la mise en place un calendrier de conservation, et par la réalisation d’audits réguliers sur le bon respect des procédures.

L’archivage à valeur probante est ainsi une thématique vaste et potentiellement complexe qui nécessite une réflexion en amont, conclut Laurent Boussat. Un logiciel d’archivage électronique ne peut à lui seul justifier de la valeur probante d’un document. Il est à cet effet indispensable de mettre en place une politique d’archivage complète, qui permette de garantir la recevabilité d’un document devant un juge.

Plus d’infos sur Youdoc : www.youdoc.ch

Plus d’infos sur le Groupe T2i : www.groupe-t2i.com

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