Les meilleurs déploiements de business intelligence sont les plus brefs

Un reporting meilleur et plus précis des activités, des décisions éclairées, des revenus plus élevés, des coûts optimisés, les raisons sont nombreuses qui plaident pour un investissement dans un projet de business intelligence. Comme dans tout projet IT, l’épreuve de la réalité peut être douloureuse et les sociétés. Dans le cas des déploiements de BI, la pauvre qualité des données, la lenteur des réponses et la politique de l’entreprise sont les principaux problèmes rencontrés par les sociétés, selon la neuvième édition du BI Survey réalisé par l’institut BARC, menée auprès de plusieurs milliers de sociétés dans le monde entier. Dès lors, les projets s’éternisent, les besoins changent et les chances de succès chutent. Ces obstacles expliquent aussi en partie pourquoi les outils de business intelligence ne sont déployés que pour quelques départements, privant en même temps les entreprises de bénéfices plus vastes.

La business intelligence pour tous?

Désireux de faire grandir le gâteau et donc le nombre de licences, les éditeurs de business intelligence font la promotion d’un usage plus large de leurs solutions. Les résultats du BI Survey devraient mettre cet optimisme en sourdine. En effet, dans plus d’une entreprise sur quatre, les outils de BI sont utilisés par moins de 5% des collaborateurs et seule une société sur dix a généralisé leur utilisation à plus de la moitié des employés. Le déploiement médian se situe à 22,3% du personnel de la société. Il y a donc sélection et les départements de l’entreprise ne sont pas logés à la même enseigne. Les collaborateurs de la finance et du controlling étant les plus susceptibles de profiter des outils implémentés (80% des cas), suivis par la direction (60%), les ventes (59%) et l’informatique (51%).
L’ampleur de l’implémentation varie également en fonction de la taille des sociétés et de la solution choisie. Les outils de reporting, à l’instar d’Information Builders ou de Microsoft, jouissant de déploiements plus larges que les solutions plus complexes de gestion de la performance. De manière générale, le reporting standard et les requêtes ad-hoc sont d’ailleurs les applications les plus fréquentes des solutions de business intelligence. Autre phénomène notable, une majorité des entreprises n’a pas déployé l’ensemble des licences achetées, parce que des développements sont prévus, parce qu’elles ont profité d’un rabais de volume, ou parce que le déploiement a connu des problèmes.

Déployer en moins de 6 mois

Et les problèmes ne manquent pas lors de l’implémentation d’une solution de business intelligence. Il y a d’abord le facteur humain, ces projets transversaux nécessitant d’une coopération étroite à la fois entre les métiers et entre les métiers et l’IT. Il y a ensuite les problèmes liés aux données dont qualité est insuffisante ou que l’on ne sait comment extraire. Sans oublier les problèmes logiciels se traduisant souvent par des temps de réponse trop longs. Ces divers obstacles ont pour conséquence que certains projets s’éternisent. Selon le sondage de BARC, le temps médian avant la première mise en production est d’un peu moins de quatre mois et, dans plus de 70% des cas, celle-ci a lieu dans les six mois après le démarrage du projet. Si le temps d’implémentation dépasse cette durée, le risque est grand que les besoins changent et que l’engagement décline. Le BI Survey montre d’ailleurs que ce délai de mise ne production est le facteur ayant la plus forte incidence sur le succès du projet, et ce tant au niveau des bénéfices business que de la réalisation des objectifs fixés (voir graphique).
Ici aussi, le choix de la solution joue un rôle non-négligeable, le temps médian d’implémentation variant de moins de deux mois pour des produits comme Jedox PALO et QlikTech à près de six mois pour Oracle Hyperion ou neuf mois pour SAP BW – des résultats naturellement aussi liés au périmètre de fonctionnalités de ces produits.

«Think big, start small»

Outre le choix de la solution, la durée d’implémentation est étroitement liée aux problèmes humains et techniques évoqués plus haut. Ainsi, les difficultés techniques sont plus fréquentes dans les implémentations plus longues - à l’exception notable des projets éclairs menés en moins d’un mois qui rencontrent de nombreux problèmes techniques. Idem pour les problèmes humains. Un quart des entreprises passées par des implémentations de plus de deux ans signalent par exemple des problèmes administratifs et un manque d’intérêt des utilisateurs métiers. Au final, le fait de commencer par un petit projet réalisé rapidement, puis de l’étendre à plus de départements, semble une manière judicieuse de procéder pour réduire les risques et augmenter les chances de succès.