Comment l’IT du canton de Vaud supporte le passage de milliers de collaborateurs au télétravail
Depuis hier lundi, plusieurs milliers de collaborateurs de l’Etat de Vaud travaillent depuis leur domicile. Directeur des systèmes d’information du canton, Patrick Amaru, explique à ICTjournal comment ce passage a été préparé, les changements dans les opérations IT et le défi de communiquer dans une situation sans cesse changeante.
La nouvelle est tombée hier. Le canton de Vaud active son plan de continuité. L’administration va ainsi réduire ses activités au minimum et plusieurs milliers de collaborateurs travailleront désormais à domicile. Comme on peut s’en douter, ce n’était pas vraiment une surprise pour l’IT. «Cela fait deux semaines que nous nous préparons à un passage de l’administration au télétravail», explique Patrick Amaru, DSI de l’Etat de Vaud.
Ordinateurs, connexion et outils collaboratifs
Avec 6’000 laptops aux mains de ses collaborateurs, l’administration vaudoise ne part pas de zéro. De plus, certains services comme l’IT ont déjà partiellement et ponctuellement adopté ce mode de travail à distance, tandis que d’autres étaient jusqu’alors plus réticents, notamment par souci sécuritaire.
Pendant quinze jours et à mesure qu’ils devenait de plus en plus vraisemblable que le plan serait enclenché, l’IT s’est employée à monter en capacité pour être prête, explique le DSI. Il a notamment fallu généraliser une solution de connexion sécurisée VPN sur plusieurs milliers de portables qui n’en étaient pas équipés. Il a aussi fallu activer les licences et acheter des serveurs dimensionnés pour supporter six à sept mille ordinateurs se connectant à distance. «Depuis aujourd’hui, nous testons en live», commente Patrick Amaru…
En plus des équipements déjà disponibles, l’IT du canton prépare quelque 300 ordinateurs portables qui seront déployés par vagues selon les priorités. Le service informatique évalue également la possibilité de laisser certains utilisateurs emporter leur ordinateur fixe à domicile.
Outre l’accès VPN, la plupart des utilisateurs dispose d’outils collaboratifs, comme Jabber. «Au niveau de la direction IT, nous avons remplacé les séances physiques par des sessions sur Webex», relève Amaru, qui se félicite aussi de la flexibilité des fournisseurs quant au déplafonnement des licences.
L'exploitation et le défi de la communication
Le changement d’organisation impacte aussi l’exploitation. Après avoir divisé le personnel opérationnel en équipes séparées «sans contact», l’exploitation est passée hier en mode télétravail, avec seuls quelques collaborateurs sur site. «Nous n’avons par exemple qu’une personne sur place pour les serveurs. L’objectif est d’avoir autant de collaborateurs que possible à domicile afin de réduire au minimum les contacts sociaux et déplacements en transports publics», explique le DSI.
La direction n’a pas augmenté les effectifs du helpdesk, mais les points de situation sont fréquents pour s’assurer que le personnel d’assistance est au fait de la documentation et des renseignements à fournir.
La communication avec les équipes représente d’ailleurs un réel défi. «Les choses changent en permanence et il n’est pas toujours aisé de décider ce qui est préférable entre une information instantanée mais peu préparée et une communication de meilleure qualité avec un délai de latence», commente Patrick Amaru.
