Envoi d’e-mails conforme à la protection des données

De plus en plus d’entreprises envoient leurs offres, contrats, factures ou décomptes de salaire par e-mail au lieu de les transmettre par un courrier physique. Si cette solution est pratique et efficace pour les entreprises, elle comporte néanmoins des risques. En effet, de nombreux e-mails restent insuffisamment protégés.

Cela pose problème aux spécialistes de la protection des données. C’est pourquoi le règlement de l’UE sur la protec­tion des données (RGPD) et la loi fédérale sur la protection des données (LPD) exigent que les documents contenant des données personnelles et des informations particulièrement sensibles, telles que des accords commerciaux, fassent l’objet d’une protection spéciale. Les personnes qui envoient ces données par e-mail sans les protéger risquent des amendes élevées. Au sein de l’UE, les infractions au RGPD font notamment l’objet de mesures sévères.

La solution: protection numérique des e-mails

Afin de respecter les prescriptions en matière de protection des données, la mise en place d’une solution technique sous forme de cryptage des e-mails
est nécessaire. C’est ici qu’intervient ­IncaMail, le service de chiffrement des e-mails de la Poste. La procédure brevetée crypte les e-mails selon les normes internationales, respectant ainsi les directives de la Suisse et de l’UE en ­matière de protection des données.

IncaMail s’intègre facilement aux systèmes de messagerie existants comme Outlook. Pour ce faire, il suffit de s’enregistrer et d’installer un complément (COM ou HTML). La réception ­fonctionne pour toutes les adresses de destinataires dans le monde et sur tous les terminaux, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un smartphone.

Les utilisatrices et les utilisateurs apprécient le caractère extrêmement intuitif et convivial d’IncaMail. Les e-mails confidentiels sont rédigés dans le client de messagerie habituel et envoyés avec ou sans pièce jointe. Cerise sur le gâteau: IncaMail s’intègre également dans le logiciel d’entreprise de nombreux prestataires (SAP, Abacus, Sage, Microsoft ­Dynamics, etc.). Cela permet d’envoyer des documents confidentiels comme des décomptes de salaire, des certificats de caisse de pensions, des offres ou des factures sous forme cryptée directement à partir dudit logiciel. Les étapes d’impression et de mise sous pli n’ont plus lieu d’être, offrant ainsi gain de temps et commodité.

Les six avantages d’IncaMail en bref

1. Les e-mails sont cryptés, ­signés, vérifiés et enregistrés dans un journal, ce qui permet de les protéger contre toute consultation par des personnes non autorisées et contre toute manipulation.

2. L’envoi est conforme aux dispositions relatives à la protection des données et aux normes de sécurité reconnues par le DFJP.

3. Les messages IncaMail sont transmis sur tous les appareils à tous les destinataires dans le monde et s’ouvrent en quelques clics.

4. L’intégration dans des clients de messagerie comme Outlook et dans des logiciels d’entreprise intervient rapidement.

5. IncaMail permet de transmettre des fichiers volumineux jusqu’à 1 Go via un lien sécurisé, comme des documents scannés
   au format PDF, des plans, des codes sources logiciel ou des films.

6. IncaMail accroît l’efficacité des processus commerciaux tout en réduisant la charge de travail et les coûts.

Vous souhaitez enfin envoyer des e-mails de manière sûre et conforme à la protection des données? En savoir plus: www.poste.ch/incamail