De la capture à la capture intelligente

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De l’OCR à l’automatisation

Les technologies de capture ont pour tâche d’automatiser l’extraction des informations de documents variés, en vue de leur distribution ou de leur classification. Historiquement, la capture se résumait à numériser un document papier pour en faire un document PDF, éventuellement avec de la reconnaissance de texte (OCR). Ce document numérique était ensuite traité manuellement pour être envoyé à la bonne personne, au bon département, ou indexé, toujours manuellement, pour être enfin archivé. Il demandait donc un important travail humain qui décourageait bien souvent les entreprises de changer leurs habitudes de travail et leurs processus. L’utilisation de code-barres, puis de modèles de document a simplifié le traitement, mais n’offrait que peu de souplesse. Il suffisait qu’un document change de mise en page pour qu’il ne soit plus reconnu et qu’il faille refaire le modèle. On parle alors de documents structurés, voire semi-structurés.

Il existe pourtant des possibilités pour reconnaître un document et ses données, et automatiser son traitement sans en connaître le format ou le contenu à l’avance. On parle alors de documents non structurés, et c’est là que la capture intelligente entre en jeu. Elle offre un important gain de temps, et donc une réduction importante des coûts de traitement.

Capture intelligente: traitement hautement standardisé des documents, quel que soit le format d’entrée (Source: Arcplace)

Réduire les coûts et augmenter l’agilité

En extrayant les données brutes d’un document et en les comparant automatiquement à des données de référence, la capture intelligente permet d’extraire automatiquement de l’information des documents. Ces données de référence sont issues de l’ERP de l’entreprise, d’une application métier, ou de tout autre entrepôt de données. Elles représentent les informations fiables et à jour de l’entreprise. En comparant ces informations structurées avec les informations lues dans les documents capturés, il est facile d’extraire les bonnes informations, consolidées avec les données de l’entreprise. Cela permet d’automatiser simplement les processus de classification et de distribution.

L’exemple le plus répandu est la facture fournisseur qui est reconnue, analysée et acheminée automatiquement vers la bonne personne et le bon service pour approbation. L’ensemble des informations de la facture sont lues et importées dans l’ERP pour comptabilisation. Tout cela sans aucune opération de saisie manuelle.

Un autre exemple consiste à laisser le logiciel reconnaître la nature de chaque document de manière totalement automatique. Là où auparavant un opérateur faisait un tri manuel du courrier, l’intelligence artificielle automatise ce travail aujourd’hui. Cette capture intelligente permet de traiter l’ensemble des documents entrants d’une entreprise, papier ou électroniques. On parle alors de digital mailroom multicanal.

Évolutif et adaptable

Les solutions de capture actuelles sont facilement paramétrables et font partie de la nouvelle tendance low code. Il est désormais possible de paramétrer des solutions complètes sans passer par du code ou de la programmation. De plus, la technologie intelligente des systèmes de capture s’adapte aux changements et s’améliore chaque jour grâce à algorithmes avancés de machine learning et d’auto-apprentissage.

Il est indéniable que les solutions de capture intelligentes vont être de plus en plus demandées et vont remplacer les systèmes classiques de numérisation. Cela va bouleverser le rôle des opérateurs humains, mais cela passera par l’émergence de nouvelles activités et possibilité pour les entreprises en quête de digitalisation. Un défi passionnant.

En résumé

• Les solutions de capture intelligente multicanal traitent l’ensemble des documents entrants dans une entreprise ou une administration.

• Elles automatisent la reconnaissance et la circulation des documents entrants vers la bonne personne ou le bon département.

• Elles permettent un meilleur suivi des processus et améliorent la traçabilité et la conformité.

• Elles déchargent les collaborateurs des opérations manuelles de classement et de saisie et diminuent ainsi les coûts de traitement des documents entrants.

• Pour s’adapter à une évolution toujours plus rapide, elles ne nécessitent pas de programmation et sont configurables par des actions simples.
  

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«Les solutions de capture intelligente permettent de traiter les documents sans savoir ce que l’on va recevoir»

La capture intelligente permet d’étendre le traitement automatique aux documents non structurés. En entretien, Romain Rochat, Manager Suisse Romande chez Arcplace, explique le fonctionnement de ces solutions et leurs applications les plus utiles.

Romain Rochat, Manager Suisse Romande chez Arcplace (Source: Arcplace)

Quelles sont les limites des solutions de capture de la génération précédente?

Pendant longtemps, et c’est encore le cas actuellement pour beaucoup d’entreprises, la capture était vue comme le simple fait de transformer un document papier en une image numérique. Toutefois, il est rapidement apparu que d’avoir un document électronique, n’apporte finalement pas grand-chose s’il n’est pas associé à des données utilisables et qui permettent d’éviter une saisie ou d’automatiser des actions. Pour extraire ces données, dans l’idéal de manière automatique, il fallait souvent apprendre au système où se trouvaient les informations, parfois en configurant chaque modèle de document avec les positions plus ou moins exactes des données à lire. Même si certains systèmes proposaient des fonctionnalités plus avancées, ces solutions restaient relativement figées et trop fixées sur la connaissance à priori du document qui allait être numérisé.

Qu’entend-on par capture intelligente? Quels documents sont concernés?

Aujourd’hui tout devient plus «intelligent», du téléphone à la voiture, et même si c’est le phantasme de certains aficionados de science-fiction, les logiciels et les robots ne vont pas du jour au lendemain remplacer l’humain, qui d’ailleurs, doit lui aussi devenir plus intelligent en se concentrant sur des tâches qu’il est le seul à pouvoir réaliser. Aussi, cette capture intelligente est capable de reconnaître des documents et de les classer, comme le ferait un employé qui chaque matin trie le courrier et le dépose dans des corbeilles à destination de chaque département d’une entreprise. Parfois, le choix est facile, mais souvent l’humain doit lire et comprendre le contexte pour assurer un tri correct. C’est ce que propose un logiciel de capture intelligente. Ainsi, tous les documents sont concernés, et surtout ceux qui ne sont absolument pas structurés. Un courrier de réclamation d’un client par exemple, dont on ne connaît à priori ni le contenu ni la structure.

Comment ces solutions s’articulent-elles avec les logiciels et données existants?

L’intérêt d’une telle solution est de pouvoir utiliser des données existantes, issues des logiciels de l’entreprise (ERP, CRM, base de données client, fournisseurs, etc.) pour aller puiser dans ces informations comme une grande source de savoir, et détecter ainsi des éléments sur les documents traités, sans connaître à priori ce que l’on cherche. Le but à la fin est de pouvoir classifier les documents, c’est-à-dire déterminer de quel type il s’agit, et bien sûr aussi, d’avoir des informations associées pour aiguiller le document dans l’entreprise (grâce à un système ECM et workflows) et in fine, éviter tout un travail de saisie long et souvent source d’erreur. 

Pouvez-vous donner quelques exemples de processus pouvant être automatisés grâce à ces solutions?

L’un des exemples très parlants est le traitement du courrier entrant d’une entreprise. Certains courriers sont bien évidemment connus (formulaire de réponse, etc.) mais la grande partie des documents reçus sont «non structurés», c’est-à-dire que l’on ne sait pas quels en seront la mise en page et le contenu. Aussi, avec une telle solution, la première étape est de pouvoir classifier les documents, c’est-à-dire ranger chaque document, automatiquement, dans une famille, en fonction de son contenu. Il peut s’agir d’un contrat, d’une réclamation, d’une facture, d’une demande d’informations, etc. etc. Enfin, dans une solution de gestion du courrier entrant (qu’on appelle aussi digital mailroom), le but est de pouvoir adresser automatiquement le courrier à la bonne personne dans l’entreprise, remplaçant ainsi le travail manuel réalisé par un collaborateur qui chaque matin ouvre les enveloppes et distribue le courrier aux différents départements, équipes et collaborateurs d’une entreprise. Dans le cas d’une banque par exemple, un client qui envoie un courrier ne connait pas forcément le nom de son conseiller. Aussi, en utilisant les données de l’entreprise, le logiciel va reconnaître le client (en utilisant plusieurs données), détecter qu’il s’agit d’une demande liée à son crédit hypothécaire et, grâce à l’utilisation des données de l’entreprise, adresser le courrier directement à son conseiller, en mentionnant qu’il s’agit d’une demande pour le crédit hypothécaire du chalet en valais, et non celui de la résidence principale.

Quels types d’entreprises ont le plus à profiter de solutions de capture intelligente?

Il est clair que ces systèmes, aussi géniaux, soient-ils, s’adressent à des entreprises qui ont un certain volume à traiter. Ces solutions prennent tout leur sens dès lors que l’automatisation accélère un traitement manuel. Lorsque le volume de document reçu est significatif, qu’un temps important en saisie, tri, et classement est nécessaire, une telle solution est très intéressante.

Nous mettons en œuvre ces solutions pour des banques, des régies immobilières, des grandes entreprises industrielles et commerciales, des administrations. Aujourd’hui plus que jamais, il faut faire plus avec moins. De tels systèmes de capture intelligente sont des réponses à ce paradigme. Par le passé, la capture a été vendue comme une réponse à l’automatisation de tâches humaines répétitives et fastidieuses. C’est toujours le cas bien sûr, mais l’enjeu aujourd’hui est d’aller plus loin. Ces systèmes peuvent automatiser des traitements autrefois réservés à une intelligence humaine. Au final, les tâches changent, le curseur de l’automatisation se déplace, mais l’esprit humain, la créativité et la réflexion irrationnelle sont encore nécessaires pour des tâches et décisions, qui aujourd’hui, ne peuvent pas être réalisées par un logiciel ou un algorithme. Finalement, ces systèmes aident l’humain à se départir de sa condition d’esclave et de robot. Les machines étant conçues pour cela.