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Gérer online ses événements offline

| Mise à jour
par tanias

Les solutions de gestion événementielle sont en plein essor, et offrent de plus en plus de fonctionnalités destinées à faciliter et enrichir l’expérience du participant avant, pendant, et durant l’événement tout en rationnalisant le travail des organisateurs.

Le boîtier de Spotme permet aux participants d’interagir durant un événement. Source: Spotme (Quelle: Array)
Le boîtier de Spotme permet aux participants d’interagir durant un événement. Source: Spotme (Quelle: Array)

Même si, technologie oblige, nombreuses sont les voix à s’élever pour prédire un sombre avenir au domaine de l’événementiel, les rencontres «face-to-face» pouvant de plus en plus facilement être remplacées par des réunions virtuelles via internet, la réalité est toute autre, et l’événementiel se porte comme un charme. En effet, dans la réalité, rares sont les personnes prêtes à renoncer aux opportunités de réseautage propres aux événements.
Dans cette optique, la technologie peut s’avérer une alliée de choix pour l’organisateur souhaitant valoriser son événement et enrichir l’expérience de ceux qui y participent. Elle est néanmoins encore souvent sous-exploitée. Le secteur IT, friand de réunions, ne fait pas exception à la règle. «A l’heure actuelle, en tout cas dans le milieu des TIC où nous opérons, nous constatons un grand dilettantisme dans l’organisation d’événements. Nombreux sont les intégrateurs et les fournisseurs à organiser des journées d’information, mais la grande majorité du travail se fait encore à l’ancienne, via des invitations papier ou, au mieux, un formulaire d’inscription créé à la va-vite sur un site web», relève à ce sujet Stefan Paychère, CEO de la société epyx. Pourtant, les solutions technologiques, développées notamment en Suisse romande, ne manquent pas.

Création et diffusion d’un événement

Service de base indispensable à tout événement: la création de l’événement lui-même et l’invitation des participants – un créneau rapidement pris d’assaut par les réseaux sociaux comme Facebook et Linkedin, dont les applications permettent d’annoncer en quelques clics la tenue d’un événement et d’y convier un maximum de personnes. Un service certes basique mais qui peut au vu de la dynamique des réseaux sociaux permet d’augmenter rapidement la visibilité d’un événement ouvert au public. Pour les organisateurs souhaitant faire appel à des fonctionnalités plus sophistiquées que le traditionnel «RSVP» de Facebook et consort, de nombreux sites spécialisés proposent des plateformes d’invitation et inscription en ligne, parfois assorties de multiples options supplémentaires. Au niveau européen, la société allemande Amiando, rachetée par le réseau professionnel Xing en 2011, tient le haut du pavé. Grâce à une palette de services on-demand en mode cloud, qui englobent la gestion des invitations, la promotion en ligne, l'inscription des participants, la facturation intégrée ou encore la gestion des entrées, Amiando offre aux organisateurs de petits et moyens événements le moyen d'atteindre un niveau d'organisation comparable à ce que peut offrir une grande structure professionnelle du domaine. Dernière prestation lancée sur le marché: le déploiement sur les réseaux Xing et Facebook d’applications permettant le paiement en ligne de billets directement depuis les réseaux sociaux.

Les start-ups suisses innovent

En Suisse, plusieurs acteurs ont également développé des solutions de gestion événementielle dont la réputation dépasse largement nos frontières, à l’instar d’ELCA (Secutix), Psideo (B-Com) ou encore Infomaniak Entertainment SA. La Haute Ecole de l’Arc Jurassien, sous la houlette du professeur Francesco Termine, a de son côté développé EVE, une solution qui offre des services d’inscription mais aussi d’interactions sociales  comme des votes et des sondages, grâce à des bornes interactives déployées sur le lieu de la manifestation, ou via des applications mobiles.  La jeune société epix, intégrée à Veltigroup, a elle aussi lancé en début d’année une application permettant de gérer les différents volets d’un événement: «Notre approche vient de l’alliance du mobile et du cloud, qui sont nos deux spécialités», explique Stefan Paychère, CEO de la société. «Nous considérons que la manière qu’ont les utilisateurs de consommer des services est en train d’évoluer et de se verticaliser. De plus en plus, l’utilisateur souhaite une application spécifique pour combler un besoin précis. Par ailleurs, le semi-offline est appelé à se développer, ce particulièrement dans le milieu des événements où les réseaux Wifi sont souvent saturés, empêchant une connexion efficace pour accéder aux services liés à l’événement».  Dans cette logique, l’application exopoint lancée par la jeune société permet d’une part à l’organisateur d’accéder à un site où il peut automatiser l’organisation de son événement (invitations, formulaires d’inscription, formulaires d’évaluation, etc), et d’autre part aux participants de gérer l’ensemble de leurs activités liées l’événement, via le site web mais surtout via une application qui fonctionne en mode semi offline (inscription, géolocalisation de l’événement, liste des sessions et intervenants, agenda personnel, évaluations etc). L’application connaît des débuts prometteurs puisqu’elle a déjà su convaincre les X.DAYS, le plus grand évènement des technologies de l’information en Suisse, qui emploieront exopoint pour la gestion électronique complète de leur évènement des 14 et 15 mars prochains.

Une solution portable de webcasting

Enfin, pour celles et ceux qui auraient manqué l’intervention de leur conférencier préféré, la jeune pousse valaisanne Klewel s’est spécialisée dans les solutions d’enregistrement de conférences et de webcasting. Son nouveau produit baptisé Triskel a pris la forme d’une simple valise transportable permettant à l’organisateur d’un événement de prendre en charge lui-même les enregistrements. La technologie implémentée permet de personnaliser les contenus capturés, avant de les intégrer et de les visionner sur tout type de site internet et de support (ordinateur, tablette, téléphone mobile). La solution offre également, sur la base de logiciels de reconnaissance vocale, un moteur audio permettant d’identifier des mots clés prononcés par le conférencier. 
En conclusion: que l’événement organisé soit public ou privé, gratuit ou payant, nécessite une inscription ou non, il existe une solution pour le gérer efficacement en ligne.

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