Mobilité

Comment optimiser la collaboration des employés via les équipements mobiles?

| Mise à jour
par Julien Vergeres, AiM Services

Le phénomène du BYOD (Bring Your Own Device) a poussé les entreprises à se poser certaines questions en termes de gestion des terminaux mobiles. Aujourd’hui, une des questions qui se pose concerne le contenu qui circule entre ces terminaux mobiles, mais surtout la sécurisation de ces données.

Julien Vergeres est Directeur Infrastructure et Services chez AiM Services.
Julien Vergeres est Directeur Infrastructure et Services chez AiM Services.

Voici déjà quelques années que les entreprises ont découvert et mettent en place des outils de Mobile Device Management (MDM) afin de gérer et piloter leurs équipements mobiles, quels qu’ils soient.
Ces quatre dernières années, plus d’une centaine de fournisseurs sont apparus sur le marché, proposant chacun des solutions diverses et variées de gestion de terminaux mobiles. Ce phénomène a entraîné l’avènement de nouvelles fonctionnalités qui ont bouleversé le MDM traditionnel, pour le faire évoluer vers l’EMM (Enterprise Mobility Management).

L’arrivée de ces nouvelles fonctionnalités a permis aux différents acteurs du marché de répondre à des besoins métiers, ancrant ainsi davantage l’utilisation des terminaux mobiles à des fins professionnelles.

Parmi ces besoins métiers se trouvait notamment la nécessité de mettre à disposition des contenus sur tablettes, tels que les fichiers PDF, les présentations PowerPoint et les tableaux Excel. En général, les demandeurs n’étaient autres que les décideurs métier ou les «VIP» souhaitant avoir accès à ces documents au plus vite, peu importe le type d’équipement utilisé. Puisqu’aucune solution d’entreprise ne le permettait, il n’était pas rare que les collaborateurs utilisent des outils de type Dropbox ou de messagerie personnelle.

Pour les départements IT et Sécurité, ne pas avoir la possibilité de restreindre ou contrôler ces nouveaux vecteurs de communication était devenu un vrai problème.

Collaboration et sécurité, indissociables pour les entreprises

Dans le domaine de la sécurité, un pas important a été franchi il y a environ une année et demi avec l’apparition d’outils de collaboration proposés par les leaders tels que AirWatch, Citrix, Box, Watchbox etc.
AirWatch propose par exemple un Secure Content Locker pour la partie client, qui s’appuie sur sa solution de gestion de la mobilité pour la connexion avec le backoffice. La solution SCL offre la possibilité de connecter tout type de repository à l’intérieur même du réseau de l’entreprise sans pour autant compromettre sa sécurité.

Pour tout éditeur proposant ce genre de solutions, l’objectif initial était de fournir du contenu via une base de données gérée directement par la solution, des partages réseaux internes (tels que les Home Drive par exemple) ou des sources de données diverses telles que Sharepoint; tout ceci de manière sécurisée évidemment, tout en gardant un contrôle en permanence sur l’exposition du contenu au monde extérieur, quelle que soit la plateforme utilisée (Android, Apple, Windows).

Les éditeurs s’appuyant sur des principes de DLP (Data Loss Prevention) afin de garantir la maîtrise des données présentes sur les équipements mobiles, il est aujourd’hui facile pour une entreprise de bloquer l’impression, les copier/coller et de journaliser les données lues ou modifiées.

Une fois ces nouvelles règles adoptées, la collaboration a donc logiquement évolué de la mise à disposition de contenu via les sources traditionnelles d’entreprise gérée par le dé- partement IT (partage réseaux globaux, outils tels que Sharepoint) à des sources de données d’entreprise gérées par l’utilisateur lui-même (home drive, partage réseau personnel, Sharepoint via une teamroom particulière). En bref, les utilisateurs ont maintenant la possibilité de partager de l’information via des sources plus «intimes».

De ce fait, les employés peuvent dorénavant interagir avec des collègues en échangeant de l’information directement, synchroniser et partager leur propre contenu professionnel tout en restant conformes aux règles de sécurité de l’entreprise, et ce depuis n’importe quel équipement mobile, pourvu qu’ils soient gérés par une solution de MDM. Evidemment, l’édition et le versioning des fichiers ainsi échangés sont garantis.

Collaboration avec l’externe et expérience utilisateur

Le second objectif de cette nouvelle stratégie de collaboration mobile était de pouvoir également mettre du contenu à disposition des sociétés externes via des liens cryptés tout en y incorporant des outils de sécurité tels que mot de passe, nombre de téléchargement autorisé, durée de vie du lien etc. Cette nouvelle fonctionnalité permet aujourd’hui une collaboration accrue avec les partenaires, clients, mais également un gain de productivité.

Pour terminer, l’expérience utilisateur restant primordiale, il a été très important de garantir que ce nouvel espace d’échange contrôlé et sécurisé s’appuie sur l’utilisation d’une seule et unique app, présente sur le terminal mobile du collaborateur; cette app devant être capable de lire, éditer et annoter tout contenu sans utiliser d’outils tiers et ceci avec la même expérience utilisateur via les trois plus grands systèmes d’opérations (iOS, Android, Windows).

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