Comment l’IA peut rendre l’administration fédérale plus efficace
Le Conseil fédéral croit au potentiel de l’IA pour améliorer l’efficacité de l’administration. Dans les années à venir, il entend notamment automatiser davantage la consultation des offices, l’examen de requêtes et de cas ou encore les processus de back-office. Dans un rapport, le gouvernement détaille également les défis à relever.
Comment l’administration fédérale peut-elle accroître son efficacité grâce à l’intelligence artificielle et à l’automatisation? C’est précisément ce que demandait d’examiner un postulat parlementaire. Le Conseil fédéral vient de présenter son rapport, dans lequel il identifie les domaines où l’automatisation pourrait apporter les gains les plus importants, mais aussi les principaux obstacles à surmonter.
Le gouvernement se montre confiant quant au potentiel de ces technologies. Dans son communiqué, il estime qu’«elles soulagent la population et l’économie en réduisant les charges administratives, en raccourcissant les délais de traitement, en améliorant la qualité et en dégageant des ressources pour les tâches les plus importantes». Le Conseil fédéral souligne également qu’avec l’évolution démographique et l’augmentation du volume de données, l’administration devra à l’avenir accomplir autant, voire davantage de tâches avec moins de ressources humaines.
Des processus déjà automatisés
Le rapport indique que plusieurs jalons ont déjà été posés en matière d’automatisation des processus. L’exécutif cite notamment la sous-stratégie pour l’utilisation de systèmes d’IA ainsi que la création du service spécialisé commun Automatisation des processus d’affaires (SSC APA). Différentes unités administratives utilisent déjà des systèmes d’IA et d’autres technologies pour automatiser leurs processus.
Pour établir cet état des lieux, le Conseil fédéral s’est notamment appuyé sur un sondage portant sur 130 processus de l’administration fédérale. La Chancellerie fédérale les a ensuite regroupés en dix processus de référence: préparation d’informations, gestion des requêtes externes, consultation des offices, gestion des affaires, surveillance fondée sur les données, examen de requêtes et de cas, développement, exploitation et assistance en matière de logiciels, gestion de données, traduction et processus de soutien en matière de gestion.
Dans tous ces domaines, il existe un «potentiel d’amélioration de l’efficacité et de la qualité du travail administratif ainsi que d’allègement de la charge des collaborateurs», écrit le gouvernement. Ce potentiel est particulièrement élevé pour les tâches répétitives, associées à des processus particulièrement clairs et stables et à des données largement disponibles.
Des ressources limitées
Le cadre juridique régissant l’utilisation des outils d’automatisation est actuellement en cours d’élaboration. L’un des défis consistera à assurer sa mise en œuvre uniforme dans les différentes unités administratives.
Le rapport pointe également un manque de compétences sur les plans technique, organisationnel et stratégique, qui freine l’automatisation. Le Conseil fédéral estime ainsi qu’«il faut rendre les collaborateurs et les cadres capables d’identifier le potentiel d’automatisation, de choisir l’approche qui convient et d’évaluer correctement les exigences à satisfaire dans les domaines du droit, de la sécurité et de la protection des données». L’offre actuelle de formation et de perfectionnement ne touche toutefois que ponctuellement l’ensemble de l’administration.
Ces nombreuses possibilités se heurtent toutefois à une situation financière tendue. Les ressources disponibles ne permettent pas de poursuivre l’ensemble des cas d’usage identifiés, indique le Conseil fédéral. L’administration entend donc les concentrer sur les cas d’usage pertinents pour plusieurs départements. Chaque département ainsi que la Chancellerie fédérale participera à la mise en œuvre d’au moins trois cas d’usage.
Dans un premier temps, cinq domaines sont prioritaires: l’automatisation de la consultation des offices, la traduction assistée par ordinateur, l’examen de requêtes et de cas, l’extraction, la normalisation et l’harmonisation des données, ainsi que les processus de soutien en matière de gestion.
Le Conseil fédéral entend par ailleurs examiner comment établir une vue d’ensemble interne du portefeuille des systèmes d’IA et d’automatisation des processus d’affaires (APA) développés, acquis et utilisés par la Confédération, ainsi que la manière d’en assurer la mise à jour régulière. A long terme, cet inventaire permettra d’améliorer les flux d’information, l’exploitation des synergies et les capacités de pilotage.
Davantage d’investissements
Dans ses conclusions, le Conseil fédéral constate qu’une automatisation systématique et cohérente des processus va au-delà des projets de réforme et de numérisation menés jusqu’ici. Elle pourrait transformer en profondeur le fonctionnement de l’administration, en allégeant notamment la charge administrative de la population et de l’économie, en l’aidant à mieux faire face à l’évolution démographique et à suivre les évolutions technologiques, notamment face à la hausse de la cybercriminalité ou à la volatilité macroéconomique.
Il faudra toutefois intensifier encore les travaux et réaliser des investissements coordonnés dans les fondements communs de l’automatisation, qu’il s’agisse des données, des infrastructures informatiques, des méthodes ou des capacités technique.
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