Bien collaborer passe aujourd’hui par le cloud
Le «digital workplace» comme plateforme centrale apporte de la fluidité à la collaboration axée sur les processus et améliore l’efficacité de toute l’entreprise. Les solutions de collaboration sur le cloud ne cessent d’offrir de nouvelles options. Elles demandent une mise en place bien planifiée.
Les solutions de collaboration basées sur le cloud ont gagné du terrain dans les entreprises en raison de la Covid et de l’augmentation du travail à domicile. Les écosystèmes tels que Microsoft 365 ou Google Workspace et les applications dédiées comme Cisco Webex ou Slack sont de plus en plus courants.
Stratégie et architecture avant tout
La réussite de l’intégration et de l’adaptation des solutions de collaboration et des outils des postes de travail numériques (digital workplace) au sein de l’organisation dépend de la prise de diverses décisions de principe. Cela implique notamment une réflexion pour savoir quelles données pourront être stockées sur le cloud et quelle sera la configuration du futur modèle d’exploitation. Les conditions-cadres fixées doivent s’ancrer dans une stratégie clairement formulée. L’étape suivante consiste à examiner les éléments de la solution qui doivent être intégrés à l’architecture cible compte tenu de l’infrastructure informatique existante.
L’élaboration de la solution et l’introduction des différents modules et outils peuvent être réalisées de manière itérative dans le cadre de versions successives (releases). Cela diminue la complexité des changements et permet aux collaborateurs de mieux s’adapter aux nouvelles solutions.
La conception itérative ainsi que les tests et les rollouts des différents éléments de la solution sont strictement alignés sur l’architecture cible définie. L’architecture fixe d’une part les dépendances et le découplage entre les éléments de la solution et fournit d’autre part le cadre pour le champ d’application des différents releases.
Un «digital workplace» moderne est centré sur l’utilisateur et se focalise sur les besoins des collaborateurs. Pour que sa mise en place soit réussie, la capacité de l’usager à bien s’adapter à l’entreprise (user adaptation) est essentielle car elle assure une utilisation des nouveaux éléments de la solution à long terme.
Pour un «digital workplace», en toute sécurité!
Une architecture de sécurité globale et stable est d’une importance capitale pour garantir la sécurité et la protection de la vie privée. Outre la gestion de la sécurité (security governance), cette architecture doit inclure la gestion des identités et des accès (identity and access management, IAM), la sécurité du cloud et sa surveillance. Il est recommandé de procéder à une évaluation des risques avant d’introduire de nouvelles solutions et d’impliquer le service juridique dans les négociations du contrat avec le fournisseur. En effet, l’approvisionnement en solutions «cloud» est fondamentalement différent des contrats informatiques classiques.
Quelles leçons tirer de la pratique?
Il s’est avéré qu’en introduisant de nouvelles solutions par petites étapes digestes, l’objectif est généralement mieux et plus rapidement atteint qu’avec un rollout complet en un seul release.
Dans le secteur financier par exemple, il apparaît préférable de ne pas commencer directement par les données des clients. Cela permet de consacrer suffisamment de temps à des sujets tels que le cryptage et la classification des données. Dans le cas des infrastructures critiques (par exemple les fournisseurs d’énergie), les postes techniques sont essentiels pour la résilience de l’infrastructure et ne devraient donc être traités qu’après avoir acquis une première expérience.
Les architectures de solutions hybrides resteront longtemps la règle plutôt que l’exception. A cet égard, les entreprises seraient bien avisées de les concevoir de manière durable, stable et évolutive afin d’apporter le meilleur soutien possible au développement des postes de travail numériques dans les années à venir.
