Une seule app pour l’ensemble des communications

Qui n’en a pas déjà fait l’expérience: le jour s’est à peine levé, que l’on active son smartphone et qu’une notification s’affiche. La première conférence en ligne est sur le point de débuter, mais avant, il faut encore vite vérifier quelques e-mails, répondre à un tchat, quitter son domicile et, en chemin, se connecter à la réunion. Même si la connexion n’est pas interrompue, on a uniquement le son et pas l’écran partagé sur son smartphone. Moins pratique donc qu’au bureau, où l’on peut se connecter en parallèle sur son PC. L’assemblée discute d’une présentation, dont plusieurs versions sont conservées à différents endroits. A peine l’entretien en ligne bouclé, qu’un nouvel appel arrive via UCC, tandis que le système de tchat affiche deux conversations perdues. Et sur le smartphone un SMS signale: «Prière de rappeler à propos de l’e-mail.» Quel e-mail? Le flot de courriels dans la messagerie a déjà été balayé.

Cette situation est le quotidien de beaucoup d'employés. Des études confirment que les «travailleurs de la connaissance» passent beaucoup de temps à organiser leurs tâches – qu’il s’agisse du traitement et de la gestion des courriels, de la recherche de contacts et d’informations, ou encore de l’attente avant le début d’une téléconférence – si bien qu’ils négligent souvent le travail à proprement parler. La raison évidente de cette négligence tient du fait qu’aujourd’hui, les collaborateurs sont inondés d’un flot d’informations via de nombreux canaux de communication. Le grand défi est de pouvoir garder une vue d’ensemble et l’essentiel des informations à l’esprit.

Des systèmes isolés énervants

Bon nombre d’entreprises disposent de tant d’applications différentes que les collaborateurs peinent à travailler ensemble et à communiquer de manière efficace. Les canaux et plateformes permettant l’échange d’information sont fragmentés et séparés les uns des autres. Les différents systèmes et outils sont fermés, isolés et peu compatibles entre eux. On se retrouve bien souvent avec une application pour l’e-mail, une deuxième pour les meetings, une troisième pour déposer les documents, une quatrième pour les notes de projets et, finalement, encore une ou plusieurs autres applications pour les fonctions de messagerie instantanée, de présence, de partage vidéo ou de partage de bureau. Faire passer des informations à travers un tel environnement et les coordonner avec plusieurs personnes demande beaucoup d’itérations, énormément de temps, de la patience – et coûte de l’argent.

De telles conditions de travail ne sont guère compatibles avec le travail et les exigences des collaborateurs. Aujourd’hui, ceux-ci travaillent souvent de manière agile au sein d’équipes virtuelles, dans plusieurs disciplines et à différents endroits. Pour une collaboration efficace et productive, les applications doivent être compatibles et interagir entre elles afin de favoriser le partage d’informations rapide et continu au sein de l’équipe. Une mission impossible avec les technologies de communication isolées et complexes actuelles. Les effets de synergie s’évaporent, menaçant de perdre non seulement des informations, mais aussi la cohésion de l’équipe.

Les entreprises mises au défi

Le changement des méthodes de travail, la nouvelle génération d’employés et les besoins changeants requièrent de nouvelles solutions TIC – et, inversément, des services modernes influencent le comportement des collaborateurs. Si l’entreprise ne propose pas à ses collaborateurs des applications simples et conviviales pour communiquer et collaborer, les utilisateurs se rabattent sur des solutions non professionnelles: avec des services tels que Whatsapp, ils partagent rapidement et spontanément des contenus multimédia, en groupes et en ayant la possibilité de vérifier à chaque instant si son interlocuteur a pris connaissance des messages. On connaît les risques sécuritaires d’une telle informatique de l’ombre.

Une bonne affaire

Il existe des solutions de collaboration qui regroupent les différents canaux et systèmes et les intègrent dans une interface unique, à l’instar de la solution Circuit, mise au point par le fournisseur de technologies Unify. Circuit est une application web permettant d’améliorer le travail d’équipe en assurant une qualité vocale optimale, des communications vidéo en haute définition, le partage d’écran, la messagerie, ainsi que le partage et l’archivage de fichiers, le tout à partir d’une seule et même application. L’application fonctionne via le navigateur sur PC ou Mac, ainsi que sur les appareils mobiles (iOs ou Android). Il suffit d’une connexion internet pour accéder à Circuit.

Le standard WebRTC (Web Real-Time Communication) permet à l’utilisateur de communiquer en temps réel et en multimédia à partir de son navigateur – l’installation de clients ou plug-ins n’est pas nécessaire. Un utilisateur peut donc engager des conversations avec des personnes externes en toute simplicité via des canaux tels que la vidéo, la collaboration web ou la messagerie. Comme l’application peut être intégrée à l’installation téléphonique existante, il est aussi possible de réaliser des appels externes via le Circuit Client, tout en affichant le numéro professionnel à son interlocuteur. Lorsqu’un collaborateur utilise Circuit en déplacement, il peut aisément passer d’un appareil à l’autre, sans interruption et sans latence, même s’il est au beau milieu d’une conversation.

Si l’accès et la gestion unifiés à travers tous les canaux de communication sont primordiaux pour l’utilisateur, les entreprises ne souhaitent pas pour autant être limitées quant à l’utilisation d’applications d’autres fournisseurs. Grâce à son architecture API ouverte, Circuit permet l’intégration d’autres applications professionnelles comme le CRM et d’autres solutions métiers, de gestion de documents ou de messagerie.

Le cloud, mais en toute sécurité

Circuit est proposé sous forme de Software as a Service (SaaS). En tant que service cloud, il ne requiert ni investissement préalable ni installations coûteuses. Les entreprises paient simplement un forfait mensuel, qui couvre aussi les nouvelles fonctions et les améliorations, sans occasionner de frais supplémentaires.

Circuit garantit la sécurité des processus, du centre de calcul et des applications. Les conversations entre les utilisateurs de Circuit sont chiffrées, et la gestion de la sécurité répond aux exigences des standards ISO. Les données sont protégées à plusieurs niveaux. Ainsi, des pare-feu et des fonctions de sécurité complémentaires intégrés dans Circuit, permettent de prévenir toute intrusion potentielle. C’est également le cas dans les entreprises poursuivant une stratégie BYOD, car WebRTC crée un environnement de communication sécurisé grâce à un tunnel chiffré via internet et via le Transport Layer Security.

Avec Circuit, les équipes virtuelles peuvent donc se connecter sur une plateforme sécurisée et partager des documents de manière simple et efficace. Circuit répond en outre aux besoins de mobilité et de l’utilisation de médias sociaux.

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