Bouleversements sérieux sur le marché des solutions ECM
Le marché des systèmes ECM et DMS est actuellement en pleine mutation. Grâce à deux nouvelles technologies, les systèmes atteignent de nouveaux niveaux d’utilité pour le client. Dans le même temps, ces développements font que certains produits se distinguent, car de nombreux fabricants établis sont incapables de suivre le rythme d’innovation.
Deux nouvelles technologies bouleversent le marché ECM et DMS: l’automatisation des documents et l’IA générative. Elles étendent considérablement l’utilisation en amont du cycle de vie des documents et permettent de travailler les documents plus en profondeur grâce à de nouvelles formes d’interaction et d’automatisation.
Document Automation
Le terme de Document Automation désigne la création entièrement automatisée de documents individuels sur la base de briques et de modèles. Grâce à une approche no-code, les novices en informatiques peuvent se charger de maintenir les bibliothèques de briques et les automatisations nécessaires. On trouve des cas d’usage partout où un grand nombre de documents similaires mais individuels doivent être créés, tels que des contrats. Les bonnes solutions permettent au client de proposer les informations nécessaires en libre-service dans un «front-end web», qui est ensuite pris en compte lors de la création du contrat. Ainsi, par exemple, le nom et l’adresse des partenaires contractuels peuvent être automatiquement insérés et, en fonction des informations, certaines clauses contractuelles peuvent être ajoutées ou omises.
IA générative
L’IA générative s’est fait connaître du grand public principalement grâce à ChatGPT. Si cette technologie est intégrée à l’ECM, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches dans leurs bases de données avec des questions en langage naturel, et faire résumer, reformuler ou traduire automatiquement les documents. Contrairement à ChatGPT, cela se fait en toute sécurité et sans aucun problème de protection des données. Grâce à l’IA, le système ECM devient ainsi un assistant intelligent pour les travailleurs du savoir dans leurs tâches quotidiennes.
Trois obstacles pour les éditeurs
L’exploitation de ces deux technologies n’est possible que si le système ECM a pleinement intégré trois principes essentiels. Tout d’abord, l’ECM doit créer et utiliser des métadonnées de manière complète et automatisée. C’est la seule façon de procéder à un classement détaillé et de créer des liens avec d’autres informations qui fournissent le contexte des documents. Deuxièmement, l’ECM doit être capable de connecter et de gérer autant de référentiels que possible, tels que l’Explorateur Windows, SharePoint ERP et CRM, ainsi que des suites cloud telles que Google Workspace. Dans le cas contraire, une grande quantité d’informations isolées dans des silos resteront exclues de la gestion unifiée et manqueront aux utilisateurs. Troisièmement, il faut rencontrer les utilisateurs là où ils se trouvent afin qu’une masse critique puisse rapidement bénéficier des avantages de la solution et que son acceptation soit élevée. Pour ce faire, l’ECM doit pouvoir se connecter aux interfaces utilisateurs des applications les plus courantes telles que Microsoft Office, Outlook, SharePoint et Teams, mais aussi Salesforce ou Microsoft Dynamics. On ajoute ainsi de la valeur à ces applications et on évite aux utilisateurs d’avoir à passer constamment d’une application à l’autre.
Les partenaires doivent maintenant se positionner
Les avantages de l’automatisation des documents et de l’IA générative sont si importants que les clients voudront en bénéficier à l’avenir. Tous les cabinets de conseil et les partenaires d’intégration des éditeurs ECM devraient donc vérifier de manière approfondie si et à quelle vitesse leur plateforme utilisée peut prendre en charge ces technologies. Sinon, ils seront rapidement mis hors course.
Comment l’intelligence artificielle bouleverse le marché de l’ECM
cka. La façon dont nous interagissons avec les documents est sur le point de subir un changement fondamental. Pourquoi devriez-vous continuer à créer et à traiter un document manuellement comme d’habitude?
En fin de compte, les technologies émergentes qui tirent parti de l’intelligence artificielle (IA) générative offrent des approches alternatives entièrement ou partiellement automatisées. L’intégration avec le système de gestion de contenu (ECM) de l’entreprise est un choix évident. Sur le modèle de ChatGPT et Cie, les utilisateurs pourraient par exemple rechercher les informations dont ils ont besoin en dialoguant avec un chatbot ECM. Le bot s’occupe ensuite également de la rédaction, de l’édition ou de la traduction des documents souhaités. Dans les pages qui suivent, le fournisseur finlandais de solutions de gestion de documents M-Files explique l’impact de ces technologies innovantes sur le marché des solutions ECM et les opportunités qui en découlent pour le channel.
Comment le travail avec des documents évolue-t-il?
Alors que, jusqu’à présent, l’accent était mis sur la gestion des documents, aujourd’hui, les exigences s’étendent dans deux directions tout au long du cycle de vie des documents: les utilisateurs attendent désormais plus d’assistance tant pour créer les documents que pour les utiliser. La Document Automation et la Knowledge Work Automation répondent à ce besoin. L’automatisation des documents fait référence à la création partiellement ou entièrement automatisée de documents, tandis que l’automatisation du travail des connaissances désigne l'utilisation intensive et la valorisation des documents dans ce que l’on appelle le travail de la connaissance, c’est-à-dire la résolution de questions individuelles par le développement créatif de solutions.
Quels cas d’usage de l’automatisation des documents permet-elle ?
Tous les usages dans lesquels on crée des documents individuels sur la base d’un pool complexe de modules de texte, à l’instar des documents juridiques comme des contrats, conviennent parfaitement. Avec M-Files Ment, un juriste investit une seule fois son temps pour modéliser un ensemble de règles contractuelles, et ce sans aucune connaissance en programmation grâce à l’approche no-code. L’ECM peut alors créer automatiquement un document sur la base des spécifications individuelles. On assure en permanence une qualité élevée et les modules de texte sont toujours à jour. L’époque est révolue où l’on utilisait pour base un vieux document qu’il fallait adapter manuellement à chaque fois. Cela devient particulièrement intéressant lorsque les clients peuvent exprimer leurs souhaits pour le contrat via un portail web intuitif en libre-service et que ces derniers sont directement intégrés à la création automatique.
Comment l’IA change-t-elle la gestion des documents?
L’IA peut exploiter le contenu d’une quantité importante de documents aussi grande soit-elle, c’est-à-dire les classer selon des critères uniformes, les enrichir de métadonnées individuelles en fonction de leur catégorie et les relier entre eux. Sans quoi, il faudrait obtenir cette transparence manuellement. Le travail des utilisateurs s’en trouve facilité, car ils peuvent aisément trouver des informations et les visualiser dans leur contexte. De plus, l’IA permet de traiter automatiquement les documents correctement en fonction de leur valeur et de leur sensibilité, avec par exemple des règles d’accès appropriées, un archivage dédié ou à la mise en place de workflows spéciaux.
Christian Habenstein, Director, Partner Business Development EMEA, M-Files
Quels sont les avantages de l’utilisation de l’IA générative dans l’ECM et pour quels groupes cibles cela vaut-il la peine?
L’IA générative offre un tout nouveau niveau d’accès et d’assistance. Par exemple, les utilisateurs peuvent utiliser M-Files Aino pour poser des questions en langage naturel sur le contenu de leurs documents via le chat ou faire résumer des documents. Imaginez que vous disposez d’un rapport de projet détaillé de plusieurs centaines de pages et que vous puissiez désormais demander à votre ECM: «Quels ont été les cinq défis les plus critiques dans le projet?». Ou encore lui demander un résumé d’une page. Sur le plan technologique, nous sommes au début d’un très grand changement dans la façon dont les documents et l’information sont traités. C'est pourquoi l’IA générative dans l’ECM concerne en fait tous ceux qui travaillent régulièrement avec des documents.
Quels sont les problèmes de sécurité liés à l’utilisation de l’IA dans ce domaine?
L’IA n’a de valeur durable pour l’entreprise que si la technologie peut accéder à l’inventaire réel des documents. Bien sûr, ces documents sont confidentiels et vous ne voulez pas les mettre dans une boîte noire IA à l’extérieur de l’entreprise où l’on ne sait pas ce qu’il advient des informations. Si bien que, de notre point de vue, il est logique que l’utilisation de l’IA ait lieu dans le cadre d’un système défini, tel que l’ECM. Ce n’est qu’ainsi que les préoccupations en matière de sécurité pourront être dissipées.
Quelles exigences techniques ces nouvelles technologies créent-elles pour les partenaires et leurs clients?
Dans le meilleur des cas, peu ou pas du tout. En tant qu’éditeur d’une plateforme d’ECM et de Knowledge Work Automation, nous considérons qu’il est de notre devoir d’intégrer les nouvelles technologies d’IA dans nos produits de telle sorte que les clients et les partenaires en bénéficient rapidement sans avoir à modifier leurs modes de travail. Ainsi par exemple, la classification automatique de M-Files apprend constamment en arrière-plan et reconnaît les nouvelles catégories de documents en regardant par-dessus l’épaule de l'utilisateur, pour ainsi dire.
Quelles opportunités ces nouvelles technologies offrent-elles aux partenaires?
Grâce à ces technologies innovantes, nos partenaires peuvent ouvrir de nouveaux champs d’application en dehors de la gestion proprement dite des documents. C’est notamment le cas pour la création de documents partiellement ou entièrement automatisée avec M-Files Ment, ou pour le partage et la collaboration sur des documents dans des portails clients modernes avec M-Files Hubshare. C’est une situation «gagnant-gagnant» pour les clients et les partenaires puisqu’ils peuvent tirer le meilleur parti des investissements qu’ils ont déjà réalisés dans M-Files.
À quoi les partenaires en Suisse doivent-ils faire attention lorsqu’ils choisissent un fournisseur d’ECM?
Depuis des années, nous constatons que de nombreux fournisseurs d’ECM traditionnels stagnent dans leur développement et disparaissent en tant que fournisseurs indépendants. Cela a commencé par le passage à de véritables offres cloud et se poursuit avec de nouveaux domaines fonctionnels tels que l’automatisation des documents et l’IA. En tant que partenaire, vous devez décider très clairement combien de temps vous souhaitez vous engager auprès d’un fabricant en stagnation et quand il est judicieux d’ajouter une plateforme à l’épreuve du temps à votre portefeuille.
A quelles autres tendances ECM les partenaires doivent-ils être attentifs?
Les clients sont aujourd’hui beaucoup plus agiles et exigent que leurs plateformes ECM prennent en charge de plus en plus de cas d’utilisation et de processus. Nos clients continuent d’étendre leur emploi de M-Files, en raison notamment des nouvelles opportunités que nous créons continuellement avec les nouvelles technologies. L’IA et l’automatisation en sont les principaux moteurs. On peut dire en plaisantant que si un client n’explore pas régulièrement de nouveaux cas d’utilisation, c’est que quelque chose ne va pas. Pour les partenaires, il s’agit à la fois d’une opportunité et d’un défi. Seuls ceux qui peuvent assurer régulièrement le développement d’une plateforme une fois qu’elle est déployée fidéliseront leurs clients à long terme.
«L’IA offre une toute nouvelle approche et un nouveau niveau d’accompagnement»
Avec l’avènement de nouvelles technologies telles que l’IA générative, la façon dont on crée, gère et traite les documents est également en train de changer. Christian Habenstein, Director, Partner Business Development EMEA chez M-Files, explique les opportunités qui s’ouvrent pour le channel et comment les saisir. Interview: Coen Kaat
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