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Système de gestion des documents (DMS): plus qu’une archive électronique

Le flot d’informations dans les entreprises ne cesse de croître, ce qui rend plus compliquée et plus onéreuse la gestion efficace des documents. En même temps, le tournant numérique permet d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment et de rendre les processus commerciaux plus rapides, plus mobiles et plus fiables.

(Source: Ricoh)
(Source: Ricoh)

Au sein des entreprises, le papier reste une réalité dominante: dans une enquête d’AIIM Market Intelligence de 2016, 52 % des personnes interrogées constataient que les besoins en papier pour leur processus d’entreprise étaient constants voire croissants. Le problème n’est pas le papier en lui-même, mais les volumes de données en forte croissance et la multiplicité de sources d’informations qui placent les entreprises devant de nombreux défis. Pour la compétitivité d’une entreprise, une gestion intelligente des documents et des informations est donc essentielle. Celle-ci ne se limite pas à un archivage bien organisé et une recherche efficace, mais prévoit des processus sûrs et efficaces englobant l’ensemble de l’organisation documentaire. Les entreprises continuant de se reposer sur des archives analogiques et des processus papiers mettent en jeu leur productivité et compromettent leur existence à long terme. A une époque où de nombreuses entreprises souffrent d’un franc suisse fort, il y a là un grand potentiel d’optimisation.

De l’ordre grâce à pool de documents central

Les solutions DMS modernes sont basées sur un concept global d’Enterprise Content Management, qui élargit les fonctions d’archivage électronique de documents au moyen de technologies d’Information Management et de Collaboration & Business Process Management efficaces et performantes. La gestion intelligente des informations se base sur l’archivage structuré de tous les documents dans un pool de documents central. En interaction avec d’autres systèmes, (Office, ERP, etc.), un DMS soumet tous les documents à un ordre commun. Indépendamment du lieu où il se trouve et de l’équipement utilisé, chaque collaborateur autorisé peut accéder et réunir en quelques secondes l’ensemble des documents relatifs à un client, un projet ou un processus commercial. La gestion des versions permet aux collaborateurs de lire, de partager et de travailler sur le même document. De plus, le DMS protège les documents de manière sûre contre la perte et garantit l’observation des directives de conformité.

Workflows numériques = temps de traitement réduits + coûts plus bas

Les solutions DMS servent également d’interface stratégique pour piloter numériquement des processus d’entreprise et les relier entre eux. Il faut pour ce faire des workflows définis précisément, qui transmettent aux collaborateurs concernés des documents sous forme électronique pour visualisation, contrôle ou validation et s’assurent que toutes les tâches sont exécutées correctement et en temps utile. En cas d’absence ou de dépassement de délai, les tâches peuvent être redirigées vers le remplaçant ou le supérieur direct. Toutes les étapes de traitement sont documentées automatiquement, permettant un suivi de chaque étape de la chaîne de processus sur la durée totale de conservation du document.

DMS sur mesure

Une grande partie des coûts du DMS est constituée par l’analyse et le design, l’implémentation, l’infrastructure de serveur et l’attribution de licences. Si l’on mise sur un DMS dans le cloud, en revanche, l’investissement initial reste raisonnable. En outre, l’entreprise peut échelonner de manière flexible la solution en fonction de son développement commercial. Peu importe si l’entreprise opte pour une solution «on-Premise» ou cloud: en tant que fournisseur DMS, Ricoh apporte un conseil personnalisé, de l’analyse et l’implémentation jusqu’à la mise en service.

Solutions DMS – les avantages:

  • Gagnez du temps: pour la recherche de documents, quelques secondes suffisent là où il fallait plusieurs heures. Même un seul mot-clé permet de trouver sans faute le bon document.

  • Economisez du papier, de la place et de l’argent: non seulement le papier constitue un obstacle à un mode de travail moderne et rapide, il est aussi plus onéreux.

  • Devenez mobile: il est de plus en plus important de pouvoir accéder sans problème à des documents et informations à partir d’un ordinateur portable, d’un smartphone ou d’une tablette ; de plus, cela crée une véritable valeur ajoutée.

  • Eliminez les erreurs: prévenez la perte de documents, le non-respect de dispositions légales et de délais de conservation ou la circulation accidentelle de versions obsolètes de vos documents.

  • Boostez vos processus: le traitement par voie numérique des processus commerciaux basés sur documents est non seulement plus rapide, mais aussi plus sûr que leur traitement papier.

  • Perfectionnez la gestion de vos e-mails: classez de manière structurée vos e-mails importants par simple pression d’un bouton. Mettez-les à disposition de toutes les personnes autorisées tout en les archivant de manière conforme.

  • Misez sur la sécurité: le DMS protège contre l’accès non-autorisé, la perte de données et les pannes système. Une stratégie de sauvegarde numérique protège vos documents même en cas de catastrophe (incendie, inondation, etc.).

  • Restez attrayants: en 2025, les Digital Natives constitueront 52% de la population active suisse. Ils exigent un mode de travail numérique et un accès immédiat aux informations et technologies.

Vous trouverez plus d’informations sur les solutions DMS de Ricoh sous:
www.ricoh.ch/fr/dms

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DPF8_44790