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Collaboration - l’humain au centre

par Raphael Jöhren, Sales Consultant Digital Signage, ARP Suisse

La collaboration doit accroître la productivité de l’entreprise grâce à des dispositifs et des outils modernes. Les infrastructures IT et les outils de communication jouent un rôle important, mais aussi le soutien actif de l’entreprise à l’égard de ses employés. Voici quelques conseils pour habiliter les employés et promouvoir la collaboration au sein de l’entreprise.

Les places de travail sont de plus en plus modernes et numériques. Sans compter qu’avec les solutions mobiles et le télétravail, la place de travail ne se limite plus au bureau dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, la façon dont les employés collaborent et communiquent entre eux se transforme. Il ne suffit pas de mettre quelques employés dans une salle de réunion et d’attendre d’eux qu’ils collaborent efficacement. Il faut la bonne infrastructure IT, les bons outils et les bonnes stratégies. Et, pour que la collaboration réussisse, l’humain doit être au centre de toutes ces considérations.

Faire de l’espace

La collaboration a besoin d’espace et c’est aux entreprises de le créer. Que ce soit dans des salles de réunion, des zones de rencontre au bureau ou des salles de vidéoconférence virtuelles, la collaboration dans l’entreprise nécessite une communication rapide et facile entre les employés.

Pour les salles de conférence et les salles de réunion, il y a différentes exigences à respecter. Ainsi, les solutions de conférence doivent être aussi faciles à utiliser que possible - plug & play, pas de beamer au câblage compliqué, des téléphones de conférence ou des Smart Boards.

L’acoustique est un autre point essentiel souvent négligé dans les salles de conférence. Le béton apparent et le parquet sont de bon goût, mais ils reflètent tous les sons. Il vaut donc la peine d’investir dans des plafonds acoustiques ou des meubles insonorisants si nécessaire. Une salle à l’acoustique agréable fait également meilleure impression auprès des partenaires et des clients.

Mettre correctement les outils à disposition

La tendance est claire: le télétravail et les sites de travail distribués sont là pour rester - même après la crise. Les entreprises s’adaptent à ce changement et fournissent aux employés toutes sortes d’outils. Mais, bien souvent, les dispositifs ne sont pas utilisés autant qu’on l’espérait, pour la simple et bonne raison que les employés ne savent pas comment les utiliser. Il ne suffit pas d’activer un logiciel: un onboarding complet est de prime importance lors de l’introduction de nouveaux programmes et services. Il est également utile de proposer des formations sur l’utilisation efficace des outils et de fournir aux employés une documentation et des instructions complètes. Ainsi, non seulement ils apprennent de nouvelles fonctions par eux-mêmes, mais ils sont aussi capables de répondre aux questions éventuelles.

Rendre les réunions plus efficaces

Les réunions sont indispensables, mais elles peuvent rapidement consommer une grande partie de la journée de travail. Un concept de réunion efficace favorise la collaboration et permet de gagner du temps.

  1. Fixez un ordre du jour et déterminez qui est responsable de quel point. De cette façon, chacun sait clairement pourquoi vous vous réunissez et comment il peut se préparer.

  2. Pour assurer des meetings focalisés, permettez aux participants de bavarder pendant 10 minutes avant le début de la réunion.

  3. Pour les réunions virtuelles, allumez la caméra. Surtout maintenant que les gens travaillent de plus en plus souvent à domicile.

Ce ne sont là que quelques moyens de mettre en œuvre efficacement la collaboration dans l’entreprise. Chaque organisation a des objectifs et des méthodes différents, mais ils ont tous une chose en commun: l’humain doit être au centre de tous les projets de collaboration.

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