Collaboration

En lançant son réseau social interne, Givaudan a secoué sa culture d'entreprise

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par Yannick Chavanne

Lancé il y a deux ans, Shake, le réseau social d'entreprise de Givaudan, a dépassé toutes les attentes en termes d'adoption. Facteur clé pour motiver les collaborateurs? Ne pas les forcer à utiliser cet outil et… laisser faire!

Organisée le 21 janvier par la Swiss Community Managers Association (SCMA), une conférence consacrée aux réseaux sociaux internes à l'entreprise s'est tenue à l'auditorium de la Fédération des Entreprises Romandes Genève (FER Genève). L'assistance a pu se faire une idée concrète de l'utilité d'un réseau social d’entreprise (RSE) et des moyens de motiver les employés à se servir de cet outil collaboratif, au potentiel bien réel en matière de productivité. En effet, selon une étude du McKinsey Global Institute citée à plusieurs reprises au cours de la conférence, un RSE permettrait d'augmenter la productivité de 20 à 25%. Deux tiers de ces gains dériveraient d'une collaboration améliorée et d'une meilleure communication.

Trouver les bons community managers

Chez Givaudan International SA, leader mondial de l’industrie de la parfumerie et des arômes, les résultats de cette étude sont venus confirmer l'intérêt de déployer un RSE. Responsable du centre de compétence Enterprise Content Management et Social Collaboration de la multinationale genevoise, Xavier Ansiaux relève que l'un des challenges était de parvenir à opérer un changement organisationnel, dans un contexte où la culture d'entreprise était traditionnellement peu portée vers le partage. «Des représentants de différents départements – IT, RH, finance, communication – ont d'abord été conviés à des workshops, afin qu'ils puissent prendre conscience des bénéfices apportés par un tel outil», confie Xavier Ansiaux. Selon lui, il est important de ne pas forcer les employés à utiliser le RSE. Pour encourager la participation et l'engagement des collaborateurs, l'enjeu consiste à confier les rôles de community managers aux bonnes personnes. Une tâche dont se chargent au mieux celles et ceux qui manifestent spontanément un vif intérêt pour la plateforme mise en place.

Un laissez-faire qui fait mouche

Les objectifs du déploiement de ce réseau interne basé sur Jive, que Givaudan a baptisé «Shake» (car il s'agissait de «secouer les choses»), étaient d'interconnecter ses employés dispersés à travers le monde, de leur permettre de mieux se connaître et de faciliter la recherche d'experts à l'interne. «Avec des profils correctement remplis, les expertises des collaborateurs se repèrent rapidement», précise Xavier Ansiaux. Objectif additionnel: faciliter l'obtention des bonnes informations au bon moment et améliorer le knowledge management, un RSE se profilant en effet comme un outil idéal eu vue d'un partage plus ouvert des connaissances. «Contrairement aux règles strictes de gouvernance que nous avions établi pour notre système de gestion documentaire, pour Shake, nous avons délibérément laissé faire. C'était un bon moyen de favoriser l'adoption de l'outil», fait savoir Xavier Ansiaux. Crainte souvent suscitée par ces réseaux: l'éventuelle teneur déplacée, injurieuse – voire illégale – des échanges qui y ont cours. Sur ce point également, la firme de parfumerie a misé sur le laissez-faire, estimant que le non-anonymat des profils participerait à une autorégulation, la réputation des collaborateurs se trouvant mise en jeu. Une stratégie payante pour la multinationale, puisque qu'en deux ans, seulement deux publications ont dû être supprimées.

Un gain de productivité difficile à mesurer

«Le taux d'adoption à Shake dépasse toutes nos espérances», se réjouit celui qui a supervisé sa mise en place. Sur les 9'000 collaborateurs de Givaudan, un peu plus de 6'000 s'y sont inscrits. La moitié des utilisateurs reviennent et interagissent régulièrement. Mais quid de l'impact sur la productivité? «Il n'est pas simple de mesurer les bénéfices», admet Xavier Ansiaux. Un aveu qui fait écho à un point de la présentation de Grégoire Japiot, stratégiste digital chez Knowledge Expert: «Il ne faut pas être obsédé par le retour sur investissement, difficile à calculer. Par contre, on sait ce que ça coûte de ne pas utiliser de RSE. En se passant de cet outil, il sera par exemple toujours compliqué de gérer les problèmes de sécurité. Des études ont montré que les informations concernant des failles de sécurité remontaient plus rapidement grâce au réseau social d'entreprise.» Un argument qui pourrait convaincre les entreprises hésitant encore à déployer cet outil qui s'inscrit dans l'air du temps.

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