Virtualisation, mobilité, BYOD: quand la gestion des licences vire au casse-tête

Selon une étude internationale menée par IDC en 2012, pas moins de 64% des entreprises interrogées déclarent avoir fait l’objet d’un audit ou d’une revue de leurs licences au cours des 18 à 24 derniers mois. Durant la même période, un tiers des sociétés ont été auditées au moins deux fois, et 10% plus de trois fois. Microsoft apparaît comme l’éditeur le plus assidu, puisqu’une une entreprise sur deux a été auditée par l’éditeur de Redmond, devant Oracle (27%), IBM (24%), SAP (22%) et Adobe (19%). Si l’on considère que le chiffre d’affaires généré par les licences a augmenté de 28% en 2012 par rapport à 2011, nul doute que la tendance aux contrôles renforcés devrait se poursuivre.
La Suisse n’échappe pas à la règle et la plupart des grandes entreprises du pays devraient être auditées au cours des deux prochaines années. Si Microsoft devrait logiquement recenser le plus de contrôles, la volonté de renforcer la conformité des entreprises se fait aussi sentir chez d’autres éditeurs comme Adobe notamment. Contacté par ICTjournal, Microsoft ne donne guère de détail sur les audits et leurs conséquences: «En cohérence avec l’industrie, Microsoft peut compter sur sa capacité à auditer des clients afin de s’assurer de leur conformité avec nos termes de licences. Dans le cas où un client serait sous-licencié, nous travaillerions avec lui afin de le mettre en conformité avec les termes de notre accord».

Mise en conformité peut aussi signifier baisse des coûts

Pour Edi Albrecht, Branch Manager de la filiale romande de Comsoft direct, la transparence quant aux licences déployées est un casse-tête pour certaines sociétés: «L’essor de la virtualisation et des nouveaux modes de travail conduit à toujours plus de flou en matière de gestion des licences par rapport aux anciens modèles, notamment pour les petites entreprises. D’une part, car ces dernières tendent à acheter des licences au coup par coup, souvent auprès de fournisseurs disparates, sans vision globale. D’autre part car elles ne bénéficient pas d’un coaching de la part des éditeurs en matière de gestion des licences, faute de générer des volumes d’achats suffisants». Aussi, Comsoft direct propose-t-elle à ses clients des états des lieux (Licence Compliance Checks) et des services de gestion des logiciels (Software Asset Management) dans le domaine bureautique (Microsoft, Adobe et Novel). Pour Edi Albrecht, la non-conformité résulte le plus souvent d’une méconnaissance, et non d’une volonté de tricher et donne pour exemple: «Dans le cadre d’un audit, au moment où l’organisme fait le scan du parc informatique, si une licence de type Access est installée deux fois, une fois à travers la suite Office et une fois via un téléchargement de la licence Access seule, cela compte comme une licence supplémentaire. Le client devrait donc racheter Access en plus de la suite Office Pro». Il souligne que la conformité a d’autres avantages: «Se mettre en conformité peut aussi signifier baisser ses coûts, grâce à une optimisation des licences en fonction des besoins réels».

Virtualisation, BYOD

Il est difficile de donner des recommandations générales tant les conditions contractuelles des éditeurs peuvent varier en fonction des besoins des entreprises clientes, explique Edi Albrecht. Il précise néanmoins: «Je recommande à toute entreprise ayant un plan de virtualisation ou de mobilité d’anticiper la maintenance en optant pour un modèle de licence récurrent du type de la Software Assurance de Microsoft, afin d’être conforme en matière de droits d’utilisation».
Si bon nombre d’entreprises se contentent d’acquérir des licences standard, les nouveaux modèles de licences récurrents s’avèrent toujours plus utiles pour intégrer les nouveaux usages. En effet, les assurances logicielles ne se bornent plus à des mises à jour gratuites et à des options comme les fonctions multilingues, mais elles permettent de couvrir d’autres pratiques comme l’emploi de machines virtualisées, via une licence VDA. Un surcoût pour l’entreprise qui doit payer en quelque sorte deux fois, mais qui permet à l’utilisateur d’accéder à l’environnement virtualisé à partir de tous les appareils de l’entreprise, y compris à distance.
Pour permettre un accès à partir d’autres terminaux, notamment privés, Microsoft a d’autre part lancé avec Windows 8 un nouveau modèle de licence – la Companion Licence – qui couvre jusqu’à quatre terminaux par utilisateur. Une offre qui s’inscrit en droite ligne avec l’émergence du BYOD et devrait ainsi combler une zone grise concernant par exemple l’emploi d’iPad privés dans l’entreprise.

Des modèles de licences en pleine mutation

Dans le cadre de l’étude d’IDC, 75% des entreprises interrogées ont indiqué que plus de la moitié de leurs applications métier étaient des logiciels installés traditionnels. Les modèles de licences par desktop ont donc encore la cote, même si l’émergence de la virtualisation et des services SaaS favorise une transition vers des modèles par utilisateur. L’arrivée d’Office 365 sous forme d’abonnement s’inscrit dans cette tendance, et pourrait signifier d’importantes économies d’échelles pour les entreprises, sachant qu’Office pèse en moyenne pour 60% du volume de licences Microsoft payées par les entreprises. Parallèlement, d’autres modèles devraient se développer, comme le utility model (basé sur l’utilisation, le temps et le nombre de transactions) qui présente un fort potentiel de croissance.
L’étude révèle également que près de la moitié des éditeurs interrogés ont modifié leur stratégie de pricing et de licenciement au cours des derniers 18 à 24 mois. Principales raisons invoquées: accroître le chiffre d’affaires, améliorer les relations client, accélérer les cycles de ventes et pénétrer de nouveaux marchés.
Les changements devraient se poursuivre du côté des éditeurs, puisque près de la moitié d’entre eux estiment que leurs procédures de conformité et de licences devront être adaptées aux technologies cloud, au SaaS, à la virtualisation, aux plateformes mobiles et dans une moindre mesure, aux nouvelles applications logicielles.

Des progrès à faire du côté des entreprises

Si la conformité en matière de licences est jugée difficile, c’est d’abord en raison de leur complexité, puis du manque de solutions de suivi automatisées, et enfin de la complexité de l’environnement IT de l’entreprise, signale l’étude menée par IDC.
Parmi les répondants familiers des pratiques de leur entreprise en matière de gestion des licences, 30% admettent ne pas optimiser leur parc logiciel en réconciliant les données effectives d’utilisation software avec les droits d’accès et 53% ne le font que pour les éditeurs clés.
La gestion s’avère également défaillante dans le domaine des environnements virtualisés.
43% des sondés ne gèrent pas leurs licences virtuelles, ou le font manuellement. Ce alors que plus la moitié des entreprises ont virtualisé plus de 40% de leurs applications et qu’un quart d’entre elles délivrent 10 à 25% de leurs apps via la virtualisation de desktops.

Gestion active des licences et auto-audits

Sans surprise, une large majorité des entreprises sondées par IDC considèrent ainsi qu’il est important ou très important de gérer activement leurs licences. La moitié d’entre elles le font en premier lieu pour réduire les coûts et minimiser le nombre d’applications sous-utilisées (shelfware). Seconde raison invoquée: se mettre en conformité avec les termes contractuels du fournisseur, et ainsi réduire les risques et coûts d’un audit. Néanmoins, un tiers des entreprises ne sont pas satisfaites de leur méthode de gestion actuelle.
Pour obtenir la transparence souhaitée, deux tiers des sociétés emploient un système automatisé pour gérer leurs licences et l’utilisation de leurs logiciels. Le software automatisé fait le plus souvent partie de leur système d’asset management, tandis que d’autres utilisent des logiciels fournis par l’éditeur, recourent à des systèmes manuels ou à un système «maison».

Partant enfin du principe que le nombre d’audits va aller croissant, 42% des sociétés interrogées – toutes tailles confondues – pratiquent déjà des auto-audits au moins une fois par année, tandis que 25% des entreprises le font plus de trois fois par an. Un chiffre à mettre en relation avec la taille de la société, puisque 30% des très grandes entreprises appliquent ce processus de façon régulière en menant plus de trois auto-audits par année, contre seulement 10% des plus petites organisations. Autre option, le recours à des sociétés de conseil tierces, à l’instar de Comsoft direct, qui proposent des tests de conformité, des recommandations en matière d’optimisation des licences et des solutions de gestion des logiciels installés. Car prévenir vaut toujours mieux que guérir.